Website, Programmheft und Event-App erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die Website informiert vor der Veranstaltung, weckt Interesse, verkauft Tickets und sammelt Anmeldungen. Während des Events brauchen Teilnehmer:innen dagegen vor allem Orientierung: Was findet wann und wo statt? Was hat sich geändert? Und welche Programmpunkte möchte ich besuchen? Dafür kommen Programmheft oder Event-App ins Spiel. Die eigentliche Entscheidung lautet deshalb meist nicht Website oder App, sondern: Reicht während meiner Veranstaltung ein gedrucktes Programm – oder brauche ich eine Event-App?
Ich habe doch eine Website. Brauche ich trotzdem eine Event-App?
Eine Event-Website und eine Event-App ersetzen einander nicht, denn sie erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die Website ist stark, solange die Veranstaltung noch bevorsteht: Sie macht auf das Event aufmerksam, liefert Informationen, überzeugt Menschen von der Teilnahme und ermöglicht Ticketkauf oder Anmeldung. Während der Veranstaltung verändert sich der Informationsbedarf. Jetzt wollen Teilnehmer:innen schnell wissen, was gerade stattfindet, wo der nächste Programmpunkt ist und ob sich etwas geändert hat. Dafür ist eine Event-App wie Eventbert gemacht.
Deine Website bleibt also bestehen. Wichtige Webseiten, etwa die Anmeldung zum Abendevent, können direkt in Eventbert eingebunden werden. Auch Inhalte deiner Website oder deines Newsletters lassen sich auf Anfrage synchronisieren. Die Frage für den Veranstaltungstag lautet daher: Programmheft oder Event-App?
Website, Programmheft und Event-App im Vergleich
| | Website | Programmheft | Eventbert-App |
|---|---|---|---|
| Wann? | vor der Veranstaltung | während der Veranstaltung | während der Veranstaltung, schon vorab nutzbar |
| Aufgabe | Interesse wecken, Tickets verkaufen, Anmeldungen sammeln | zeigt, was wann wo passiert | zeigt, was wann wo passiert, bindet Teilnehmeraktiv ein und informiert über Änderungen |
| Aktualität | jederzeit änderbar | Stand zum Druckschluss | aktuell, auch während der Veranstaltung |
| Tippfehler korrigieren | jederzeit | nach dem Druck nicht mehr | selbst und sofort |
| Info an alle | nur, wenn jemand nachschaut | nicht möglich | per Push-Nachricht |
Wann reicht ein Programmheft oder Ablaufplan?
Nicht jede Veranstaltung braucht eine App. Bei einer kleinen Zahl an Teilnehmer:innen und nur einem Programm-Track genügt oft ein gedruckter Ablaufplan – im einfachsten Fall ein DIN-A4-Blatt. Ein typisches Beispiel ist ein Workshop: Der Ablauf steht auf einem Flipchart, die gesamte Gruppe befindet sich im selben Raum und Trainer:in oder Moderator:in kann Änderungen direkt ankündigen. Alle bekommen die Information gleichzeitig mit. Eine App bringt in diesem Fall wenig zusätzlichen Nutzen.
Wann lohnt sich eine Event-App?
Eine Event-App wird interessant, sobald Teilnehmer:innen während der Veranstaltung selbst Orientierung brauchen – etwa bei mehreren Programmpunkten, parallelen Tracks, unterschiedlichen Räumen oder kurzfristigen Änderungen. Gegenüber einem gedruckten Programm bietet Eventbert dabei vor allem vier Vorteile:
Programmänderungen sind jederzeit möglich
Mit Eventbert kannst du das Programm jederzeit aktualisieren – vor und auch während der Veranstaltung. Ändert sich ein Raum, verschiebt sich eine Beginnzeit oder fällt ein Programmpunkt aus, sehen Teilnehmer:innen direkt den aktuellen Stand. Und wenn ein Tippfehler, der erst während der Veranstaltung auffällt, kein Problem, lässt sich schnell korrigieren.
Push-Nachrichten für kurzfristige Informationen
Begrüße deine Teilnehmer:innen mit einem freundlichen „Guten Morgen, schön, dass du da bist“, erinnere an den Start des Abendprogramms oder weise auf eine wichtige Änderung hin. Mit Push-Nachrichten kannst du Teilnehmer:innen direkt ansprechen und wichtige Informationen schnell bei allen ankommen lasse
Teilnehmer:innen stellen ihr eigenes Programm zusammen
Bei mehreren parallelen Programmpunkten können Teilnehmer:innen ihre Favoriten auswählen und sich ihr persönliches Programm zusammenstellen. Eventbert erinnert sie rechtzeitig daran, wenn ein ausgewählter Programmpunkt beginnt.
„Eventbert war eine super Organisationshilfe! Zudem war es sehr schön, dass man durch die Postings der anderen Teilnehmenden auch an deren Erlebnissen teilhaben konnte.“
Lisa-Marie Linhart, Marketing Manager
Mehr Möglichkeiten für Sponsor:innen und Aussteller:innen
Sponsor:innen und Aussteller:innen können mehr als nur mit einem Logo sichtbar sein. In Eventbert lassen sich beispielsweise Websites verlinken, Quizze einbinden oder Push-Nachrichten nutzen. So entstehen zusätzliche Möglichkeiten, mit Teilnehmer:innen in Kontakt zu kommen.
Nicht nur die Zahl der Teilnehmer:innen entscheidet
Ob sich eine Event-App lohnt, hängt nicht nur von der Zahl der Teilnehmer:innen ab. Eine Veranstaltung mit 90 Personen, einem Raum und einem fixen Programm kann gut mit einem Ablaufplan funktionieren. Bei 30 Personen, mehreren Orten und einem Programm, das sich kurzfristig ändern kann, kann eine App dagegen sehr hilfreich sein. Entscheidend ist also vor allem, wie komplex und beweglich deine Veranstaltung ist.
Braucht meine Veranstaltung eine Event-App?
Diese Fragen helfen dir bei der Entscheidung:
- Gibt es mehrere parallele Programmpunkte oder Tracks?
- Sind die Teilnehmer:innen in unterschiedlichen Räumen oder an verschiedenen Orten unterwegs?
- Möchtest du Änderungen kurz vor oder während der Veranstaltung vornehmen können?
- Sollen sich Teilnehmer:innen ihr eigenes Programm zusammenstellen können?
- Möchtest du Teilnehmer:innen während der Veranstaltung direkt erreichen und aktiv einbinden?
Je öfter du mit Ja antwortest, desto eher lohnt sich eine Event-App für deine Veranstaltung.
Passt Eventbert zu deiner Veranstaltung?
Du bist dir noch nicht sicher, ob sich eine Event-App für deine Veranstaltung lohnt? Erzähl uns kurz, wie dein Event aufgebaut ist. Gemeinsam schauen wir, was du für deine Veranstaltung brauchst und ob Eventbert dazu passt – oder ob ein einfacher Ablaufplan völlig ausreicht.
