5 Erkenntnisse aus 5 Jahren Freiräume
Wie intensiv wird eine Event App tatsächlich genutzt? Unsere Erfahrungen aus fünf Jahren (Un)Conference Freiräume zeigen: Entscheidend sind ein klarer Nutzen, eine übersichtliche Agenda und Informationen, die sich jederzeit aktualisieren lassen. Google Analytics Daten aus fünf Veranstaltungsjahren von 2022 bis 2026 zeigen, welche Funktionen besonders häufig aufgerufen werden.
1. Fast alle laden die App herunter. Nach unserer Erfahrung nutzen rund 93–97 % der Teilnehmer:innen die App. Ein wichtiger Grund: Das gesamte Veranstaltungsprogramm gibt es ausschließlich digital.
2. Die Agenda ist der Star. Zwischen 2.500 und 3.500 Agenda-Aufrufe pro Veranstaltungsmonat zeigen, wie intensiv das digitale Programm genutzt wird.
3. Der Veranstaltungsort macht einen Unterschied. Seit dem Umzug ins Schloss St. Martin hat sich der Anteil der Raumplan-Aufrufe mehr als verfünffacht.
4. Die App informiert und verbindet. Kurzfristige Änderungen werden direkt kommuniziert. Die Timeline soll gemeinsame Erlebnisse auch digital sichtbar machen – mit Potenzial für noch mehr Beteiligung.
5. Flexibilität erleichtert die Organisation. Inhalte lassen sich kurzfristig ergänzen, ändern und weiterentwickeln. Für uns ist das einer der größten Vorteile gegenüber einem gedruckten Programm.
1. Warum sich fast alle die App herunterladen
Eine Event-App kann noch so viele Funktionen bieten. Wenn sie niemand herunterlädt, bringt sie wenig. Bei den Freiräumen ist die Nutzung der App längst selbstverständlich: 93 bis 97 Prozent unserer Teilnehmer:innen verwenden sie.
Einer der wichtigsten Gründe dafür ist vermutlich ganz einfach: Das Veranstaltungsprogramm gibt es ausschließlich digital. Wir verzichten auf ein zusätzliches gedrucktes Programm. Wer wissen möchte, welche Workshops, Pionierstationen und Open Spaces angeboten werden, findet diese Informationen direkt in der App auf dem Smartphone. Für die wenigen Teilnehmenden, die die App nicht nutzen, ist die Agenda auch über eine Webseite abrufbar. Zusätzlich stehen am Veranstaltungsort Infoscreens zur Verfügung.
Allerdings erwarten wir nicht, dass unsere Teilnehmer:innen von selbst auf die Idee kommen, sich die App herunterzuladen. Bereits eine Woche vor der (Un)Conference beginnen wir mit der Vorbereitung. Wir informieren über das Programm, erklären die Workshop-Auswahl und weisen immer wieder auf die App hin. Am Veranstaltungsort erleichtern QR-Codes den Download.
In den ersten Jahren haben wir die App sogar gemeinsam mit den Teilnehmer:innen bei der Eröffnung heruntergeladen. Mittlerweile ist das kaum mehr notwendig. Rund 40 Prozent unserer Besucher:innen kommen wieder. Viele kennen die App bereits und nutzen sie ganz selbstverständlich.
Ein Blick in Google Analytics zeigt, dass die App auch tatsächlich installiert und verwendet wird: Im Mai 2025 wurden 163 Installationsereignisse registriert, bei rund 170 Teilnehmer:innen. Im Mai 2026 waren es 133 Installationsereignisse und 193 aktive Nutzer. Dabei sind Neuinstallationen und aktive Nutzer unterschiedliche Kennzahlen. Wer die App schon aus einem Vorjahr auf dem Smartphone hat, muss sie nicht erneut herunterladen.
Was wir daraus gelernt haben: Eine hohe Downloadquote entsteht nicht allein durch Werbung für die App. Entscheidend ist, dass Teilnehmende einen konkreten Grund haben, sie zu verwenden, und rechtzeitig erfahren, welchen Nutzen sie ihnen bringt.
2. Tausende Agenda-Aufrufe: Das Programm ist der Star
Die (Un)Conference Freiräume hat ein ziemlich komplexes Programm. Workshops, Open Spaces und Pionierstationen finden parallel statt. Teilnehmende können aus unterschiedlichen Angeboten auswählen und ihren Tag individuell gestalten.
Genau hier spielt die digitale Agenda ihre Stärke aus.
Im Juni 2023 wurde die Agenda 3.411-mal aufgerufen. Auch in den anderen Veranstaltungsjahren gehört sie zu den meistgenutzten Bereichen der App. Die Teilnehmenden schauen also nicht nur einmal vorab ins Programm. Die Agenda wird immer wieder geöffnet.
Über die Favoriten können sie außerdem ein persönliches Programm zusammenstellen. So behalten sie den Überblick über jene Angebote, die sie besonders interessieren. Auch Informationen zur Workshop-Anmeldung finden sie in der App.
Was ich als Veranstalterin besonders schätze: Wir haben die Darstellung der Agenda über die Jahre immer wieder weiterentwickelt. Bei einem Programm mit vielen parallelen Angeboten ist es gar nicht so einfach, alle Informationen übersichtlich und verständlich darzustellen. Wir haben unterschiedliche Lösungen ausprobiert, angepasst und verbessert. Mittlerweile haben wir eine Darstellungsweise gefunden, die auch unser komplexes Programm gut abbildet.
Eine gute Event-App digitalisiert also nicht einfach ein gedrucktes Programm. Sie kann dabei helfen, komplexe Informationen so aufzubereiten, dass Teilnehmer:innen schnell finden, was für sie gerade wichtig ist.
3. Ein neuer Veranstaltungsort, viele Wege – und plötzlich wird der Raumplan wichtiger
Bis 2024 fanden die Freiräume in der Seifenfabrik statt. Die Orientierung dort war vergleichsweise einfach: große Hallen, überschaubare Wege und nach kurzer Zeit wussten die meisten Teilnehmenden, wo sie hinmussten.
2025 sind wir ins Schloss St. Martin übersiedelt. Ein wunderschöner Veranstaltungsort, aber mit einer ganz anderen Raumstruktur. Viele kleinere Räume, verschiedene Aufgänge, verwinkelte Wege. Durch manche Räume kann man durchgehen, durch andere nicht.
In der Seifenfabrik hatte man sich nach einer Viertelstunde meist zurechtgefunden. Im Schloss kann es passieren, dass man erst am Ende des zweiten Tages alle Wege verstanden hat.
Und genau diese Veränderung ist in den Nutzungszahlen sichtbar: 2024 wurde der Raumplan im Veranstaltungsmonat 74-mal aufgerufen. 2025 waren es bereits 195 Aufrufe und 2026 sogar 218. Noch interessanter ist der Anteil an der gesamten Menünutzung: Er stieg von rund 0,8 Prozent im Jahr 2024 auf 4,2 Prozent im Jahr 2026.
Damit hat sich die relative Bedeutung des Raumplans mehr als verfünffacht. Zusätzlich nutzen wir im Schloss iBeacons, die bei der Lokalisierung und Orientierung unterstützen. Gerade an einem komplexen Veranstaltungsort ist es hilfreich, nicht nur einen Raumplan zu haben, sondern auch besser einschätzen zu können, wo man sich gerade befindet.
Die Zahlen beweisen nicht, dass ausschließlich der Ortswechsel für die stärkere Nutzung verantwortlich ist. Sie zeigen aber deutlich, dass der Raumplan seit dem Umzug wesentlich häufiger verwendet wird.
Was wir daraus gelernt haben: Nicht jede Veranstaltung braucht dieselben Funktionen in derselben Intensität. Ein übersichtlicher Veranstaltungsort stellt andere Anforderungen als ein verwinkeltes Schloss. Eine Event-App kann genau dort unterstützen, wo die Organisation komplexer wird.
4. Wenn sich etwas ändert, müssen alle Bescheid wissen
Auch bei guter Vorbereitung läuft nicht immer alles nach Plan. Fällt ein Mitwirkende kurzfristig aus, passen wir das Programm direkt in der App an. Und weil wir im Schloss St. Martin gerne den Schlosshof nutzen, informieren wir die Teilnehmenden bei wetterbedingten Änderungen per Push-Nachricht darüber, ob ein Programmpunkt drinnen oder draußen stattfindet.
Der große Vorteil: Informationen lassen sich jederzeit aktualisieren und erreichen die Menschen dort, wo sie ohnehin ihr Programm nachschlagen.
Die Timeline: Gemeinsame Erlebnisse auch digital sichtbar machen
Die Freiräume leben von Begegnungen, Gesprächen und gemeinsamen Erfahrungen. Mit der Timeline möchten wir einen Teil dieses Erlebens auch in der App sichtbar machen. Deshalb haben wir sie bewusst an die erste Stelle der Menüleiste gesetzt – noch vor die Agenda, von der wir wussten, dass sie ohnehin intensiv genutzt wird.
Die Timeline wird regelmäßig aufgerufen, auch wenn wir uns noch mehr Beiträge von den Teilnehmenden wünschen würden. Für uns ist sie eine zusätzliche Möglichkeit, Eindrücke, Gedanken und Erlebnisse aus der (Un)Conference miteinander zu teilen. Sie soll das gemeinsame Erleben im realen Raum nicht ersetzen, sondern ergänzen.
5. Fünf Jahre Erfahrung: Warum ich als Veranstalterin nicht mehr auf die App verzichten möchte
Wenn ich rund zwei Wochen vor den Freiräumen beginne, die App mit Inhalten zu befüllen, brauche ich dafür keinen aufwendigen Abstimmungsprozess. Ich kann Programmpunkte, Informationen und Texte selbstständig eintragen und strukturieren.
Mein Kollege kann sich anschließend die App ansehen, einzelne Bereiche öffnen und direkt ergänzen oder ändern, was aus seiner Sicht noch besser sein könnte. Das klingt vielleicht unspektakulär. Für die Eventorganisation ist es aber eine große Erleichterung.
Bei einem gedruckten Programm muss vieles frühzeitig fertig sein. Texte werden abgestimmt, Korrekturen eingearbeitet, Freigaben eingeholt. Ist das Programm gedruckt, lassen sich Änderungen nicht mehr berücksichtigen.
In der App können wir Inhalte zunächst nach bestem Wissen aufbereiten und sie anschließend weiterentwickeln. Wenn wir merken, dass eine Information an einer anderen Stelle besser aufgehoben wäre, ändern wir sie. Wenn eine Formulierung verständlicher sein könnte, verbessern wir sie.
Genau diese Flexibilität ist für mich unverzichtbar geworden.
Was können andere Eventorganisator:innen daraus mitnehmen?
Nach fünf Jahren Freiräume zeigt sich für uns: Eine Event-App funktioniert besonders gut, wenn sie von Anfang an in das Veranstaltungskonzept eingebunden ist.
Die Teilnehmenden brauchen einen klaren Grund, die App zu verwenden. Das Programm muss leicht zugänglich sein. Die Informationen sollten zur tatsächlichen Veranstaltung passen. Und das Organisationsteam muss die Möglichkeit haben, Inhalte einfach und schnell anzupassen.
Die Google-Analytics-Daten zeigen, dass unsere App nicht nur heruntergeladen, sondern intensiv genutzt wird. Welche Funktionen dabei besonders wichtig sind, hängt von der Veranstaltung ab. Bei den Freiräumen ist die Agenda seit Jahren zentral. Mit dem Umzug ins Schloss St. Martin wurde der Raumplan deutlich wichtiger.
Eine Event-App muss also nicht möglichst viele Funktionen haben. Sie muss die richtigen Informationen und Möglichkeiten dort anbieten, wo die Teilnehmer:innen sie brauchen.
Woher stammen die Zahlen?
Für diese Auswertung haben wir die Google-Analytics-Berichte der Freiräume-App von 2022 bis 2026 herangezogen. Betrachtet wurden insbesondere die jeweiligen Veranstaltungsmonate. Die ausgewiesenen Funktionsaufrufe sind erfasste Ereignisse und nicht mit der Anzahl unterschiedlicher Personen gleichzusetzen.
Die detaillierten Google-Analytics-Auswertungen stehen bei Eventbert in der White-Label-App zur Verfügung. Damit können Veranstalter:innen nachvollziehen, welche Bereiche ihrer App tatsächlich genutzt werden.
Wer steckt hinter den Freiräumen und Eventbert?
Bei murbit verbinden wir zwei Leidenschaften: Manuela Grundner ist Raumschafferin und beschäftigt sich mit der Frage, was Menschen verbindet und wie Begegnung und Austausch gelingen. Peter Grundner ist App-Entwickler mit Tüftlergeist und entwickelt mit Begeisterung digitale Lösungen, die Menschenunterstützen.
Aus diesen beiden Perspektiven sind die (Un)Conference Freiräume und die Event-App Eventbert entstanden. Die Freiräume schaffen Platz für Begegnung und Austausch – Eventbert unterstützt genau das mit den passenden digitalen Werkzeugen.
Und wie könnte Eventbert deine Veranstaltung unterstützen?
Erzähl uns, wie dein Event aufgebaut ist und was dir bei der Organisation wichtig ist. In einem unverbindlichen Gespräch finden wir gemeinsam heraus, ob und wie Eventbert zu deiner Veranstaltung passt.
